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一般事務は女性が働きやすい仕事のため、人気職の一つです。そんな一般事務はどのような仕事内容なのでしょうか？未経験でも働けるのか、年齢制限はあるのかなど、気になる部分も多いと思います。
今回は、一般事務の仕事事情についてご紹介します。
INDEX
一般事務は経験がなくてもできる仕事です。仕事内容は、データ入力や書類作成、電話対応や雑務が中心なので、特別なスキルや経験がなくても働けます。
基本的なパソコン操作ができれば働くことができるため、未経験でも始めやすいでしょう。
一般事務はデスクワークが中心なので、肉体的な負担が少ない仕事です。立ち仕事やハードワークではないため、年齢を重ねても長く働くことができます。
一般事務は若い女性が多いイメージがありますが、40代や50代といった層もたくさん活躍しています。
一般事務はほとんど残業が発生しないため、定時で帰ることができます。また、土日祝は休みになるので、プライベートと両立がしやすい点も人気の理由です。
結婚や出産をしても、一般事務は働きやすいことが特徴です。時短勤務やパートで活躍する人も多く、家事や育児と両立して仕事ができるため、ライフスタイルに合わせて働くことができます。
事務職は様々な雇用形態で働くことができますが、派遣社員は高時給な上に、自分の希望通りの働き方を実現することができます。
派遣社員で働くためには、まず派遣会社に登録をします。登録後、コーディネーターに自分の希望する職種や働き方を伝え、条件に合う仕事を探してもらいます。
事務職の種類、勤務地、求められるスキル、勤務時間など、条件を絞って探すこともできるため、プライベートとの両立やライフスタイルに合わせた働き方ができることが派遣社員の魅力です。
事務職は、特別な資格や経験が求められる仕事ではないため、未経験でも始めやすいことがメリットです。WordやExcelが使えると選択肢は増えますが、データ入力やフォーマットへの文字入力の仕事なら、基本的なパソコン操作ができれば働くことができます。
STELLA WORKER（ステラワーカー）では、入社が決まった人に、1か月間無料でスキルアップ支援を行なっています。
一般事務で必要なOAスキル、ビジネスマナーやビジネススキルなどの様々なスキルを身に付けることができるため、未経験の人でも安心して仕事を始めることができます。
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一般事務の平均給与は20万円です。（参照：厚生労働省「職業情報提供サイト jobtag」）
決して高い給与ではありませんが、安定した働き方ができることや、精神的にも肉体的にも負担が少ない仕事内容を求める人にとって、一般事務は働きやすい仕事といえるでしょう。
派遣社員の時給は、1,300円〜2,000円と、仕事内容、能力、経験などによっても、時給にも差があるようです。
未経験でも始められる一般事務の仕事ですが、経験を積んだり資格を取得すれば、その能力を活かして働くこともできます。
一般事務は年齢制限はなく、女性が長く働ける仕事です。体力を使う仕事内容でもないので、年齢を重ねても働きやすいでしょう。時短勤務やパート勤務で働く人も多いため、結婚や出産など、ライフステージが変化しても働きやすいことが魅力です。
ただ、一般事務が未経験だと、年齢を重ねてからの転職は難しくなることも。経験やスキルがあれば問題ありませんが、未経験の場合は35歳くらいが転職のボーダーラインと考えておいた方がよいでしょう。
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「事務職は未経験・・・転職に年齢は関係ある？」
会議で使用する書類や請求書などの作成を行います。一から作成するのではなく、テンプレートに入力することが多いため、書類作成の経験がなくても基本的なPCスキルがあれば可能です。
パソコンにデータを入力する作業を行います。莫大な量があるデータをミスのないように、正確かつスピーディーに入力する必要があります。
会社で発生したお金の取り引きや動きを記した伝票をまとめたり、整理をします。お金が絡むことなので、正確性が求められます。
電話の取り次ぎを行うのも一般事務の仕事です。相手の名前や企業名を正しく聞き取り、担当者に取り次ぎを行います。電話対応は顔が見えない分、声のトーンや話し方に気をつける必要があります。
社内で使用する備品の管理や発注、整理整頓などを行います。主にファイルやクリップ、ボールペンなどの文房具類が中心です。
会社によっては来客対応を行うこともあります。応接室や会議室に案内をし、お茶出しや部屋の掃除・片付けなどを行います。
郵便物の発送の準備や手続き、届いた郵便物を部署ごとに仕分ける作業です。
出社したら制服がある場合は着替えて、身だしなみを整えます。その日の予定を確認したり、書類やメールのチェックなどを行います。
書類作成やデータ入力などを行います。午前中の集中力がある時に、効率よく仕事を進めます。
お昼休憩は持参したお弁当を食べたり、近くのカフェにランチに行くことも。早めに戻り、身支度を整えて午後の勤務の準備をします。
午後の勤務も引き続き書類作成やデータ入力を行ったり、郵便物のチェックや備品の発注をすることもあります。来客がある時は、お茶出しなどの対応も行います。
一般事務は基本的に残業は発生しないため、定時で帰れることが多いでしょう。次の日の予定を確認したり、上司に連絡事項があれば忘れずに伝えてから退社します。
一般事務の仕事はパソコンを扱うことが多いため、PCスキルが必要です。資料作成をする際にはWordやExcelを使用するため、それらの操作ができた方が採用に有利になります。
一般事務はビジネスマナーが求められます。敬語の使い方や挨拶、電話対応やメールの返信、身だしなみや立ち居振る舞いにいたるまで、社会人として恥ずかしくない行動が求められます。
特に来客対応をする場合、来訪者の案内やお茶出しなど、ビジネスシーンにおいて必要なマナーを身につけておく必要があります。
一般事務の仕事には必要ないと思われがちですが、コミュニケーションスキルは必須です。仕事をスムーズに進めるためにも、社内外問わず多くの人とのコミュニケーションを取らなくてはいけません。
不明点があれば質問をし、伝えることがあればすぐに報告をするなどの、働く上での基本的なコミュニケーションは必要不可欠といえるでしょう。
一般事務は一見地味な仕事内容のように感じますが、縁の下の力持ちのような、なくてはならない存在です。他の社員たちが快適に仕事ができるような環境作りやサポートを行うことは、一般事務だからこそできること。書類作成や雑用が中心ですが、地味な仕事でも責任を持って取り組めばそれはやりがいにつながります。
一般事務は目立つ仕事ではない分、周りから評価をされる機会が少なく、働くモチベーションが下がってしまうこともあります。ルーティンワークのため、単調な作業の繰り返しに疲れてしまう人もいるかもしれません。
また会社によっては一般事務とはいえ、仕事量が多く残業が発生したり、急な仕事を任されたりすることもあり、そのような時でも期日までにきっちり仕事を進めなくてはいけない部分に大変さを感じる人が多いようです。
一般事務の仕事内容はルーティンワークが多いですが、細かな仕事をたくさん任されるため、タスク管理が重要になります。業務の優先度を決めて取り組む必要がありますが、同時進行で複数のタスクを行わなければいけないこともあるため、慣れるまでは苦労するでしょう。
一般事務は、書類作成や電話対応などの事務作業が中心ですが、企業によって仕事の範囲が異なります。配属された部署によっては、人事や経理など専門領域のサポートをしなくてはいけないことも。
一般事務の仕事内容を明確に定めていない会社もあるため、配属された部署の知識や業務を覚えなくてはいけない大変さがあるでしょう。
＜向いている人＞
一般事務の仕事は真面目な性格の人に向いています。毎日決まった時間に出社して、同じ作業を繰り返すことは、飽きっぽい人ややる気のない人には向いていません。
どんなことにも真面目に取り組める人は、一般事務の仕事に適しています。
ファイリングや書類の整理をする一般事務は、几帳面な人に向いています。大雑把な人では、整理整頓ができなかったり備品が不足しても気づかなかったりする場合もあるため、几帳面できっちりした性格の人が活躍することができるでしょう。
一般事務は他の社員が仕事をやりやすいようにサポートする役割があります。言われたことだけを行うのではなく、「何をしたらもっと喜ばれるか」「こうした方が効率がよくなるのではないか」といった一歩先のことを考えられる人に向いています。
一般事務は書類をコピーしてホッチキスで止めたり、備品の整理や発注などの細かな作業が多いため、コツコツとした作業が得意な人に向いています。単調な作業でも丁寧に取り組むことが大切です。
＜向いていない人＞
一般事務の仕事は、データを入力したり書類をまとめたりと、基本的に同じことの繰り返しになります。そのため安定した仕事をしたい人には良いですが、刺激が欲しい人や飽きっぽい人には不向きな仕事といえるでしょう。
勤務時間中は、デスクワークが中心です。パソコンで書類作成やデータ入力を行うため、座ったままの作業になります。
そのためデスクワークが苦手な人には辛いかもしれません。
一般事務は、自己主張が強い人には向いていません。求められることや指示されたことに対して、素直に応じる姿勢が大切になります。
もちろん無理な要求やパワハラなどに従う必要はありませんが、協調性がなく周りの意見よりも自分の主張を押し通す人は一般事務には不向きです。
志望動機は、「なぜその会社で働きたいのか」という、働きたい理由や志望したきっかけを書きます。具体的かつ熱意が伝わる内容にしましょう。
一般事務の志望動機のポイントは、応募先の経営理念や社風、働き方などへの共感を示したり、スキルアップを目指した転職であることをアピールすると好感を持たれます。
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【多数例文あり】事務職の履歴書！志望動機を考えるコツ！
自己PRは、「自分の強み」を書く項目です。自分の性格、これまでの経験、身に付けたスキルなど、一般事務の仕事をする上で活かせることをアピールします。
応募先企業のことを調べたり、自己分析を行なったりして、面接対策を入念に行うことが、効果的な自己PRを考えるポイントです。
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【例文あり】事務職の面接｜自己PRで好印象を残す！
履歴書に貼る証明写真は、どんな写真でもいいわけではありません。マナーを守って、好印象を与える証明写真を用意しましょう。
＜証明写真のマナー＞
・サイズは縦4cm×横3cm
・3ヶ月以内に撮影した写真
・プリクラやスナップ写真はNG
・顔がはっきりとわかる写真
・写真の裏に名前を書く
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事務職の履歴書は証明写真が大事！マナーやメイクはどうする？
一般事務の面接では、志望動機や自己PRなどの定番の質問をされる以外にも、応募者の経歴や人柄を知るための質問をされることが多いでしょう。
また、面接の最後には「何か質問はありますか？」と聞かれることもあるため、逆質問もいくつか考えておくと安心です。
＜一般事務の面接の質問例＞
・「志望動機を教えてください。」
・「自己PRをしてください。」
・「長所と短所は何ですか？」
・「これまでの職歴を教えてください。」
・「5年後はどんな活躍をしていたいですか？」
＜逆質問例＞
・「キャリアアップ例を教えてください。」
・「事務職の1日のスケジュールを教えてください。」
・「具体的な仕事内容や、必要なスキルはありますか？」
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【回答例あり】事務職の面接でよく聞かれる質問と逆質問！
一般事務の面接の服装は、スーツやオフィスカジュアルが適しています。応募先企業の社風を意識した、面接の場にふさわしい服を選びましょう。
また、面接で着る服は、清潔感が求められます。シワや汚れがないかチェックをして、きれいな状態の服で面接に臨むようにしてください。
派手なメイクや個性的なメイクは、一般事務の仕事にはミスマッチです。面接では、ナチュラルメイクを意識しましょう。チークやリップで血色感を出すと、健康的に見えて好感を持たれます。
ノーメイクは、やる気のなさや不健康な印象を与えてしまうので気を付けましょう。
服装と同じように、髪型も清潔感を重視する必要があります。ロングヘアの人は一つにまとめて、清潔感を意識しましょう。髪が顔にかかってしまうと、表情を把握することができない上に、不衛生な印象を与えてしまいます。
髪色は、6〜7トーンが理想的です。金髪や派手な髪色は、企業によってはNGの場合もあるため注意が必要です。
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事務職の面接｜服装・メイク・髪型の身だしなみマナー
応募先企業とメールでやりとりを行う場合、返信はすぐにするようにしましょう。返信が遅いとルーズな印象を与えてしまうため、できるだけ早く返すのがマナーです。
返信する時間帯は、応募先企業の就業時間内に送るようにしましょう。
メールの返信をすると、「Re:」が表示されると思いますが、これは消す必要はありません。やりとりをしていることが一目でわかり、どのような内容かを把握することができるため、そのまま返信すればOKです。
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【例文あり】事務職の面接｜メール返信のマナー
一般事務は経験がなくても働くことができ、長く働ける環境が魅力の仕事です。
コツコツとした作業が好きな人や、デスクワークをやってみたい人はぜひ挑戦してみてはいかがでしょうか？
