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会社には様々な部署があり、それぞれに役割があります。その中でも「総務」の仕事は、どんなことをする部署なのでしょうか？
今回は、総務の仕事内容や必要なスキル、また向いている人について解説したいと思います。
総務は、会社の組織運営を円滑に進めるためのサポートや、社員が快適に働けるための環境づくりなどを担当する部署です。他部署では行えない業務全般を担うため、幅広い業務に携わります。
会社全体を支える存在になるので、やるべき業務は多岐に渡りますが、その分やりがいを感じることができる仕事です。事務作業が多いものの、社内の様々な人と関わりが持てる点は、総務の仕事の魅力といえるでしょう。
社内で使用する消耗品、デスク、椅子、パソコンなどの管理を行います。備品の種類や数、状態などを把握し、不足がある場合は発注を行なったり、コピー機の修理やメンテナンス依頼なども総務が担当することが多いでしょう。
会社では様々な社内行事が催されます。入社式、社員旅行、忘年会、社員総会などのイベントの企画や会場手配などの準備を行います。イベント当日は、司会や運営業務などを行う場合もあります。
株主総会や取締役会の運営業務全般を行います。書類の作成、会場手配、株主や対象者の招待などを行なったり、当日の運営も任されることが多いでしょう。
オフィスの施設管理も総務の仕事に含まれます。空調や照明の管理、清掃業者の手配、防災設備の管理など、社員が安全かつ快適に働けるための環境づくりをする役割があります。
取引で使用した契約書や、社員の雇用に関する重要書類などの、文書管理を行います。また、これらの文書や書類の作成を担当することもあるため、責任のある仕事です。
代表電話を取り次いだり、メールの返信なども総務が担当します。受付がいない会社の場合は、来訪者の案内も担当するため、会社の窓口としての役割を担うことが多いでしょう。
総務は社内のあらゆる部署と関わることが多く、また社外の人とのやりとりも多く発生します。どのような人とも円滑にコミュニケーションをとる必要があるでしょう。
総務は細々とした業務も多く、マルチタスクを行う必要があります。それらのスケジュール管理を行なったり、優先事項を考えて、効率的に動くスキルが求められるでしょう。
事務作業が中心のため、パソコンスキルは必須です。WordやExcelなどを使用して書類や資料の作成を行なったり、備品の発注やメールの返信などもパソコンを使用するため、ビジネスシーンで必要なパソコンスキルは身につけておかなければいけません。
社員から問い合わせを受けたり、様々な業務を担当する機会が多い総務では、対応力が必要です。臨機応変に対応するためには、会社への理解を深め、会社運営に関することは全て把握するという心意気が大切です。
総務で働くために必須の資格はありません。未経験でも働けるため、働く意欲や熱意があれば採用されるでしょう。もし、総務で働いた経験がある人や、事務職の経験がある人は採用に有利になる可能性が高いので、面接では積極的にアピールすることがポイントです。
資格を取得するとしたら、パソコンスキルを証明することができる「MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）」や、社会人に必要なマナーや常識が身につく「秘書検定」がおすすめ。仕事に活かすことができる資格なので、取得すると仕事の幅が広がったり、キャリアアップにもつながるでしょう。
独学でも学ぶことができる資格なので、働きながら取得を目指すことも可能です。
総務は裏方として、社員や会社をサポートする役割があります。表立った活躍をするよりかは、縁の下の力持ちのような存在のため、人の役に立つ仕事がしたい人に向いているでしょう。
社内で不足している備品があれば発注をかけたり、機器の故障やトラブルなどが起きた場合はすぐに対応を行う必要があります。常に細かなことや周囲の変化に気が付く人は、総務の仕事に向いているでしょう。
仕事ではタスク管理を行うことが重要になりますが、特に総務の場合は、複数のタスクを同時進行で行うことが求められます。イレギュラーなことが発生したり、いくつもの業務を抱えて対応に追われたりするため、これらのタスクを器用にこなさなくてはいけません。
そのため、総務にはマルチタスクが得意な人が活躍することができるでしょう。
総務の仕事内容は多岐に渡りますが、社内全体を支える役割として、非常にやりがいのある仕事です。未経験でも働けるため、総務の仕事に興味がある方はぜひチャレンジしてみてはいかがでしょうか？
