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秘書の仕事は女性に人気がありますが、社長や役員のサポート業務はハードルが高く、難しそうな印象がありますよね。確かに簡単な仕事内容ではありませんが、その分やりがいを感じたりスキルが身につくため、転職やキャリアアップを考えている人におすすめの仕事です。
今回は、そんな秘書の仕事内容や、向いている人について解説します。
秘書は、社長や役員などの役職に就く人をサポートする役割がある仕事です。企業以外には、医師、弁護士、会計士、政治家などの秘書の仕事もあります。
秘書には、個人付き秘書である「個人秘書」と、複数の秘書たちとサポートを行う「グループ秘書」の2種類があり、企業によって働き方は異なるでしょう。
秘書は、トップクラスである人と行動を共にしたり、仕事を円滑に進めるためのサポートを行うため、責任感やプレッシャーはあるものの、非常にやりがいのある仕事といえます。
一流のビジネススキルが身につくことや、華やかなイメージが強いため、女性に人気の職種としても知られています。事務職や受付の仕事をしている人のキャリアアップとして、秘書を目指す人も多いでしょう。
上司のスケジュール管理を行うのは、秘書の役目です。社内外問わず、様々な予定があるため、スケジュール管理や調整を、ミスなく行わなくてはいけません。
「いつ、どこで、誰に、どのような用件で、何を行うのか」という点を全て把握して、効率よく仕事ができるようにサポートを行います。交通手段や休憩時間も含めて、一日のスケジュールを計画的に立てる必要があるでしょう。
上司あてにかかってきた電話の取り次ぎを行なったり、場合によっては秘書に対応を任されることもあります。また、メールの返信や郵便物のチェックなども、秘書が行います。
大切な取引先や関わりが深い人物からの連絡が多いため、秘書の対応によって印象が大きく変わります。失礼のない対応が求められるでしょう。
来客対応は、上司の元に訪れた来訪者をご案内したり、お茶出しを行う業務です。秘書として、来訪者の名前や役職、企業名を正しく把握しておくことが求められるでしょう。
立ち居振る舞いや所作などにも気を配り、気持ちの良いおもてなしを目指す必要があります。
秘書は、資料作成を行うことも多いため、パソコンスキルが求められます。会議や商談で必要となる書類の作成や、社内文書・社外文書などの文書作成も担当します。
また、これらの資料や文書の作成以外にも、ファイリングやデータ化して管理することも大切な業務です。
出張や移動で使用する際に必要な、タクシー、新幹線、飛行機などの手配は秘書が行います。宿泊の場合は、宿泊先となるホテルの手配、会食が予定されている場合は、レストランの手配なども秘書が担当します。
そのほかにも、お礼状や年賀状、手土産などの手配も行うため、手配業務は多岐に渡ります。
秘書は上司のスケジュールを常に把握する必要があるため、スケジュール管理能力が必須です。その日の予定を分刻みで把握したり、先々の予定についても頭に入れておかなければいけません。
正しくスケジュール管理ができないと、ダブルブッキングしてしまったり、大切な予定を忘れてしまうなど、重大なミスにつながりかねません。秘書のミスは上司の信頼を低下させることにつながるため、責任を持って管理する必要があるでしょう。
秘書の仕事量は多く、様々な業務を同時進行で行わなくてはいけないこともあります。そのため、マルチタスク能力は秘書に欠かせないスキルといえるでしょう。
物事の優先順位を決め、効率的に進める方法や手段を考え、たくさん抱えている仕事をミスなく進める必要があります。
秘書は、上司に付き添ってサポートする役割ですが、社内外問わず多くの人と関わる仕事です。関わる人たちは、上司と同じように企業のトップクラスの人ばかりなので、高いコミュニケーション能力が求められます。
品位を保ちつつ、どのような人とも愛想よく笑顔でコミュニケーションをとる必要があるでしょう。
秘書には、一流のビジネスマナーが求められます。言葉遣い、身だしなみ、立ち居振る舞いは、自分自身だけでなく上司や会社そのものの印象を左右する部分なので、特に気をつけなくてはいけません。
また、電話対応やビジネスメールのやりとり、来訪者のご案内、会食や接待時のマナー、ビジネス文書の作成など、秘書として働く上で、高いビジネスマナーが必要になるでしょう。
秘書になるために必須の資格はありませんが、「秘書検定」は取得しておくと仕事に活かすことができるでしょう。秘書として働く上で必要になる能力や知識を証明することができる資格です。社会人として必要なビジネスマナーや常識を身につけることができるので、秘書を目指す人以外でも、勉強する価値があるでしょう。
そのほかにも、「ビジネス実務マナー検定」「TOEIC」なども、秘書に有利になる資格です。
秘書は未経験でもなることは可能ですが、キャリアアップをする上で、秘書を目標にする人が多いでしょう。事務職や受付の仕事をしてスキルを磨き、キャリアアップをして秘書になるパターンや、全く別の職種から秘書になるパターンもあります。
秘書は、常に周りの状況をよく観察し、率先して行動しなくてはいけません。上司のサポートを行うためには、スケジュールを把握して次にやるべきことを考えたり、上司が求めることをいち早く察知して行動することが大切です。
秘書は、客観視できる人や細やかな気配りができる人に向いています。
上司のサポートを行う役目の秘書は、「誰かの役に立ちたい」という気持ちが強い人に向いている仕事です。人のために行動することが好きな人や、役に立てた時にやりがいを感じる人は、秘書として活躍することができるでしょう。
秘書は、社長や役員などの、組織を運営する重要なポジションにある人と、一緒に仕事をする立場です。そのため、秘書には責任やプレッシャーを感じる仕事内容が多いため、仕事への意欲や熱意がないと続けることは難しいでしょう。
どんなことにも責任を持って取り組める人、最後まで責任を持ってやり遂げることができる人に向いています。
秘書は、上司のスケジュール管理をはじめ、様々な管理を求められます。重要な機密事項を取り扱うことも多いため、守秘義務の徹底や、想定外のトラブルが発生した時には危機管理能力も必要になります。
秘書としての自覚を持って働くことができ、管理能力が高い人は秘書の素質があるでしょう。
秘書をしていると、イレギュラーなことが起きたり、これまでの経験にはない事態が発生することも考えられます。そのような場合にも、冷静な判断や状況に応じて柔軟に対応をしなくてはいけません。
想定外のことが起きた時でも、臨機応変な対応ができる人は、秘書として高く評価されるでしょう。
秘書の仕事内容や、必要なスキルについて、少しは理解を深めることができたと思います。働く環境、上司の性格や特徴などによっても、求められることには違いがありますが、秘書としての自覚を持って、信頼される働きをすることが大切です。
