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事務職に就きたい人にとって、まずぶつかる壁が履歴書の志望動機を考えることだと思います。明確な志望動機がある場合は別ですが、「何を書けばいいかわからない」「言いたいことがまとまらない」といったお悩みを抱えている人は少なくないでしょう。
そこで今回は、事務職の志望動機の書き方のコツをご紹介します。
志望動機は「なぜこの仕事をやりたいと思ったのか」という、働きたい理由を記入する項目です。事務職を目指した理由や、事務職を志すきっかけになったエピソードを交えて記入することがポイントです。
志望動機とよく似ている自己PRは、「自分の強み」「経験」「スキル」を記入し、応募先でどのような活躍ができるかをアピールする項目です。履歴書を書く際には、志望動機と自己PRの違いに気をつけて記入するようにしましょう。
志望動機は、具体的なエピソードを交えて記入しましょう。「事務職で働きたいです」という理由だけだと、応募者がどのような人で、どんな活躍をしてくれるのかが伝わらないため、「学生時代に頑張ったこと」「アルバイト経験」「応募先に関する印象的な出来事」などの、事務職を志すきっかけとなったエピソードを考えてみましょう。
志望動機はわかりやすく、簡潔にまとめる必要があります。ポイントとしては、志望動機を書く際は「結論→理由→まとめ」という順に書くと、内容が伝わりやすくなるでしょう。
志望動機が明確な応募者は、採用に有利になります。特に将来について真剣に考えている人は、向上心が高く仕事に真面目に取り組んでくれると判断されます。
事務職だからこそ身につくスキルや、スキルアップできることは何か、その点を踏まえて志望動機を考えてみましょう。
事務職といっても様々な企業があります。なぜ応募先を選んだのかが伝わる志望動機を記入するためには、応募先のことをよく知ることが肝心です。
企業理念や社風、仕事内容や求める人物像などを、事前にしっかりリサーチしておくことが大切です。
「私は、バックオフィスとして会社や社員を支える仕事に携わりたいと思ったため、この度応募をさせていただきました。
以前は販売職をしており、接客業務が中心でしたが、バックヤードで在庫管理を行ったり、売上管理や報告書を作成するなどの裏方の業務も担当しておりました。次第に、裏方の業務や事務作業に興味を持つようになったことが、事務職に転職を考えたきっかけです。
未経験ではありますが、貴社のアットホームな社風と様々な業務を通して社員の方々をサポートできる人材になりたいです。」
「私は、貴社の営業事務として営業のサポートや利益につながる働きをしたいと考え、志望いたしました。
以前は医療事務で受付業務と事務作業を行っておりました。様々な事情を抱えた患者様の対応は、丁寧かつ慎重に行うことを心がけていました。事務作業においては、業務を円滑に進めることができるように配慮し、一つ一つの細かな作業も丁寧に取り組むことを徹底するようにしておりました。例えば雑然としていたカルテを診察券番号順に整理整頓したり、事務用品はすぐに取り出せるように収納するなど、サポートする役割にやりがいを感じるようになったのが、事務職に興味をもったきっかけでもあります。
医療事務は事務職とはまた異なる業務になると思いますが、持ち前のコミュニケーション能力とこれまでの医療事務経験を活かして、営業と連携を取りながら仕事に貢献できるようになりたいです。」
「経理事務として5年間勤務しておりましたが、さらなる業務の幅を広げるために、貴社で働くことを決意いたしました。
前職は経理事務で領収書の整理、経費の精算、仕訳帳のデータ入力などの業務を担当しておりました。貴社では決算業務に携われる部分に魅力を感じ、ステップアップできる環境に身を投じて、貴社の経理事務として貢献できるようになりたいと考えております。
ミスなく丁寧に作業を進めることには自信があるため、これまでの経験を活かして即戦力として活躍できるように頑張ります。」
「これまでの秘書経験を活かし、貴社の会社の成長を支える人材として即戦力になって活躍したいと思い、応募をさせていただきました。
前職では、役員のスケジュール管理や出張手配をはじめ、秘書業務全般を担当しておりました。自ら考え率先して行動することも多く、自主性が身についたと思っております。ただ、秘書としてスキルアップを目指すことや、複数で業務を分担することの難しさに悩むことが多く、この度転職をし新たな環境でスタートすることを決意いたしました。
貴社の社風である個性を活かした働き方や、自主性を重んじる風潮は、まさに私が目指す働き方です。もちろん秘書業務はサポートする役割のため、コミュニケーションを図りながら連携を意識する必要性がありますが、これまでの経験を活かして貴社に貢献できる存在を目指したいです。」
履歴書や筆記用具は必須です。また、履歴書の記入漏れや写真の貼り忘れがないか、早めに確認しておきましょう。
面接日時と場所は、前日までに確認をしておきましょう。公共交通機関を利用する場合は、時刻や乗り換えの有無、最寄駅からのルートもチェックしておくと安心です。
面接では清潔感のある身だしなみを心がけます。事務職の面接の服装は、スーツやオフィスカジュアルが好ましいでしょう。
実際の面接を想定したシミュレーションをしておくと、当日落ち着いて臨むことができます。面接で聞かれることを想定し、受け答えを練習しておくと安心です。
事務職の志望動機の書き方をご紹介しました。ポイントを押さえておくだけで、内容がガラッと変わり、好感をもたれる履歴書を作成することができますよ。
