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事務職は女性に人気の職種ですが、その中でも「営業事務」という仕事があります。営業事務は事務作業がメインですが、営業職のサポートに関する業務も多く、一般事務とは異なる仕事を任せられることが特徴です。
そんな営業事務の仕事内容や、向いている人についてご紹介します。
営業が契約や取引の際に使用する、見積書や契約書などの書類の作成を行います。これらは重要な書類になるため、期日までに確実に準備してミスがないように作成しなくてはいけません。
営業部署には電話による問い合わせや連絡が多いため、外回りで不在の営業の代理として営業事務が対応を行います。電話以外にもメールの返信を行うこともあります。相手先の企業名や名前、連絡先や用件などを正しく聞き取り、担当者に速やかに取り次ぎや報告を行います。
取引で使用した書類やその他様々な書類を、ファイリングする作業です。日付順やカテゴリ別に分けるなど、誰が見てもわかりやすいようにまとめる必要があります。
顧客に関する情報をまとめたり、パソコンで入力をして管理する作業です。個人情報のため、ミスなく正確に管理することと、取引の履歴を把握するために、契約内容や契約期間などもわかるように管理します。
売上の管理やデータをまとめる作業を行います。記録以外にも、データを元に分析したり売上報告書の作成をすることもあります。
商品の販売を行う会社では、在庫管理を行うこともあります。在庫の種類や数を把握しておくことは、発注や生産を行う上で必要不可欠なことです。少しのミスが大きなトラブルを引き起こしかねないので、慎重に作業を行う必要があります。
社内で使用する備品の管理や発注を行います。ボールペンや付箋、ファイルやコピー用紙など、備品が不足すると仕事に支障をきたすことも多いため、こまめにチェックして早めに発注するようにします。
来客対応では、来訪者を会議室や応接室に案内したりお茶出しを行います。
出社したら、その日の予定を確認したり、書類やメールのチェックなどを行います。
書類作成やデータ入力などを行います。営業と打ち合わせをしたり、依頼された仕事を進めます。
お昼休憩はお弁当を食べたり、リフレッシュを兼ねて外に食べに行くこともあります。身支度を整えてお手洗いを済まし、午後の勤務の準備をします。
午後の勤務も引き続き、書類作成やデータ入力を行ったり、郵便物のチェックや備品の発注をすることもあります。夕方になると外回りから戻った営業とミーティングを行ったり、連絡事項を伝えます。
残業が発生しなければ定時で帰ることができます。営業に引き継ぎをしたり、次の日の予定を確認して退社します。
営業事務ではパソコンを使用する業務が多いため、PCスキルは必須です。WordやExcelなどのオフィス系ソフトの基本操作は身につけておきましょう。
営業事務ではプレゼン資料を作成する機会も多いため、PowerPointが使えると営業のサポート役を担うことができます。
書類の作成やデータ入力は、正確かつスピーディーに行う必要があります。営業事務では数字を扱う場面も多く、それらの入力や管理もミスなく慎重に進めなくてはいけません。
効率よくテキパキとタスクをこなす能力が求められます。
事務職でもコミュニケーションスキルは必要です。特に営業事務は、営業と連携して仕事を進めなくてはいけません。コミュニケーションが不足したり伝達業務がきちんとできていないと、ミスが発生しやすくなり、また職場の雰囲気も悪くなってしまいます。
仕事を円滑に進める上で、コミュニケーションスキルは何よりも大切にしなくてはいけません。
社会人として身につけておくべき、ビジネスマナー。営業事務では営業の代理として、社外の人とやりとりや対応を行う機会も多いため、言葉遣いや立ち居振る舞いにも気を配る必要があります。
営業事務のやりがいは、営業のサポート役として責任ある仕事を任される部分です。事務職ではあるものの、営業が取引で使用する契約書や見積書などの作成、数字の管理を任されることもあります。営業が仕事を進めやすいようにサポートをし、時には営業に対して提案をしたり効率化を図るためのアイディアを出すこともあるため、会社の売上や成績に貢献できる部分にやりがいを感じるでしょう。
その分、営業事務は一般事務に比べて仕事量が多く、ミスが許されない作業も任されます。繁忙期がある業種では、残業が発生する場合もあるでしょう。会社によっては営業事務と営業の区別がそこまで明確ではなく、営業事務がアシスタントとして営業活動に同行することもあるようです。
営業事務は営業のサポート業務を行う仕事のため、人の役に立つ仕事をしたい人に向いています。求められることに喜びややりがいを感じたり、誰かのために行動を起こすことが好きな人に適している仕事です。
PCスキルが求められる営業事務は、パソコン操作が得意な方が効率よく仕事ができます。また書類の作成をしたことがある人や、資料作成に自信がある人は活躍することができるでしょう。
常に自分のことよりも相手のこと考えたり客観視できる人は、気配り上手な証拠。気の利いた言葉をかけることができたり、相手の求めることを先読みして行動に移せるのは、営業事務に必要な要素です。気配りができる人は、営業事務の素質があるといえるでしょう。
営業事務はデスクワークが基本のため、長時間座ったままの作業が苦手な人には向いていません。集中力がないと、苦痛に感じる仕事内容です。
営業事務はマメな性格の人に向いています。書類作成やデータ入力は細かな作業が多く、大雑把でだらしない人やルーズな人には不向きです。
また細々した備品の管理やファイリングなども、きっちりと行う必要があるため、そのような作業を苦に感じてしまう人には向いていないでしょう。
事務職は言われたことを正確にこなす柔軟さが求められますが、営業事務は自ら考えて行動する主体性も必要になります。営業は外回りで不在の場合が多く、すぐに連絡が取れないこともあるため、そのような時はどう行動すべきかを自分で判断しなくてはいけません。
言われたことしかできない人や自主的に行動ができない人は、営業のサポートを担うことは難しいかもしれません。
営業事務は、書類作成やファイリングといった事務職を行うことが基本ですが、営業のサポート役としての業務も多く、やりがいを感じられる仕事です。
相手の立場に立って物事を考えられる人や効率的に物事を進めることが得意な人は、営業事務として活躍することができるでしょう。
