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【事務職の面接対策】流れ・マナー・準備・質問回答・服装など


 

面接の流れやマナーなど、今さら人には聞けない基本的なことがわからず、不安を感じる人も多いのではないでしょうか?
今回は、面接にまつわる疑問や悩みがすべて解決する、事務職向けの「面接マナーと面接対策」について解説します。

1、事務職の面接の流れ

<STEP 1>書類選考

書類選考は、応募者の履歴書や職務経歴書などから、面接をするかどうかを判断するための作業です。書類選考を通過しないことには、面接を受けることができないため、履歴書や職務経歴書は丁寧に記入しましょう。

 

<STEP 2>一次面接

書類選考が通過した応募者は、一次面接に進みます。一次面接では、応募者の人柄や志望動機などをチェックして、事務職の適性があるかを判断します。

 

<STEP 3>二次面接

一次面接に合格すると、二次面接に進みます。二次面接では、応募者をより深掘りするための質問をされることが多いため、面接対策を入念に行っておきましょう。ただし、一次面接と同じ質問をされることもあるため、一貫性のある回答を心がけます。

 

<STEP 4>最終面接

最終面接では、役員や社長が同席することもあるため、緊張感のある面接となります。応募先で働きたいという熱意や意気込みを、積極的にアピールすることが大切です。

 

アルバイト編

アルバイトの面接の場合は、面接回数は1回のみの場合もあり、正社員と比べると少ない傾向にあります。
アルバイトの面接といっても、面接で聞かれることは志望動機や自己PRなど、正社員と同様の質問をされることも多いため、事前の面接対策をしっかり行うことが大切です。

 
 

2、入室してから退出するまでの流れ

入室

①入室の際はドアを3回ノックして、面接官の反応があったら、「失礼いたします」と言って、ドアを開けます。入室したらドアの方に体を向けて閉め、面接官の方に向きを変えてお辞儀をします。
 
②入室したら椅子まで歩いて横に立ち、面接官の指示に従います。(「お掛けください」「名前をお願いします」などの言葉をかけられる)
 
③椅子に掛けるように言われたら、「失礼いたします」と軽くお辞儀をして着席します。バッグは椅子の横に置きます。

 

面接

面接官の質問に答えます。聞かれる内容は、「志望動機」「長所・短所」「自己PR」「入社したらやりたいこと」「学生時代に力を入れたこと」「逆質問」などが一般的です。
事務職の面接では、「事務職の経験の有無」「パソコンスキル」について聞かれることもあります。
面接の所要時間は、30分〜1時間程度が目安です。面接中は緊張感をもって受け答えに集中しましょう。

 

退室

①面接が終わったら椅子から立って、「本日はありがとうございました」と言ってから深くお辞儀をします。
 
②ドアの前まで行ったら面接官の方を向き、「失礼いたします」と言ってお辞儀をしてから退室します。最後まで気を抜くことなく、所作や立ち居振る舞いにまで気を配ることを忘れないようにしましょう。

 
 

3、面接の事前準備


 

リサーチ

事務職の面接を受ける前には、必ず応募先のリサーチをしましょう。応募先の事業内容や企業理念などを志望動機に絡めると、面接官に好印象を与えることができます。

 

面接のシミュレーション

面接前は、面接で聞かれることを事前に想定して、何度もシミュレーションしましょう。聞かれそうな質問をいくつかピックアップし、実際に声に出して答える練習をしておくと、面接当日は落ち着いて臨むことができます。

 

受かるコツ

事務職の面接で好感を持ってもらうためには、働く意欲をアピールすることが大切です。入社意欲の高さを感じられる応募者は、面接官の印象に残りやすく採用に有利になります。
また、事務職で働くためには一般常識やビジネスマナーが求められるため、面接では言葉遣いや立ち居振る舞いなどもチェックされています。
これらのポイントをおさえて面接対策を行うと、受かりやすくなるでしょう。

 

会場や時間、行くまでの経路確認

面接日時や場所は、事前に確認しておきましょう。公共交通機関を利用する場合は、時刻やルートの確認をしておくと安心です。

 

履歴書

履歴書は面接が決まった段階で、すぐに準備しましょう。記入漏れのないように、丁寧に書くのがマナーです。
履歴書に貼る写真は、証明写真機や写真館で撮影した写真を使用し、貼り忘れることのないように気を付けましょう。

 
 

4、面接の基本マナー

言葉遣いのマナー

面接では、応募者の「一般常識やビジネスマナー」の有無をチェックしています。正しい言葉遣いができないと、非常識な印象を与えてしまうため注意しましょう。
例えば、面接で応募先企業のことを呼ぶ場合は、「御社」と言うのが正解です。「貴社」は基本的に書き言葉に当てはまるため、口頭で呼ぶ場合はふさわしくありません。

 

【言葉遣いのNG例】

・「大丈夫です」→「問題ありません」
・「了解です」→「承知いたしました」
・「なるほどです」→「おっしゃる通りです」
・「ごめんなさい」→「申し訳ございません」
・「よろしかったでしょうか」→「よろしいでしょうか」
 

尊敬語と謙譲語

尊敬語 謙譲語
会社 御社 弊社
言う おっしゃる、言われる 申す、申し上げる
会う お会いになる お目にかかる
来る いらっしゃる 参る、伺う
見る ご覧になる 拝見する
知っている ご存知である 存じ上げている
する される、なさる させていただく

 

受付時のマナー

 

到着時間

面接会場に着くのは、面接時間の5〜10分前が理想です。遅刻は厳禁ですが、早く到着しすぎるのも迷惑がかかってしまうため、少し早めに余裕を持って到着するのが望ましいでしょう。

 

受付スタッフに声をかける

まず面接会場に着いたら、面接に来たことを伝える必要があります。受付スタッフがいる会場であれば、「本日、◯時から面接のお約束で伺いました◯◯と申します」と伝えて、案内に従いましょう。

 

インターホンや内線電話で呼び出す

もし受付スタッフがいない場合は、インターホンや内線電話を使用して担当者を呼び出す必要があります。呼び出し番号を押して面接に来た旨を伝えましょう。

 
 

5、面接でよく聞かれる質問と逆質問


 

事務職の面接では、どのような質問がされるのでしょうか?また、面接の最後に逆質問をすることもあるため、事前に聞きたいことを考えておくと、落ち着いて受け答えができます。

 

質問例

・「志望動機を教えてください」
・「長所と短所はなんですか?」
・「これまでの職歴を教えてください」
・「自己PRをしてください」
・「5年後はどんな活躍をしていたいですか?」

 

逆質問例

・「勤務開始までに準備することや、やるべきことはありますか?」
・「キャリアアップ例を教えてください」
・「事務職の一日のスケジュールを教えてください」

 

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【回答例あり】事務職の面接でよく聞かれる質問と逆質問!

 
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【多数例文あり】事務職の履歴書!志望動機を考えるコツ!

 
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【例文あり】事務職の面接|自己PRで好印象を残す!

 
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【例文あり】事務職の面接で好感を持たれる逆質問

 
 

6、面接の身だしなみ(服装・メイク・髪・ネイル)

面接でチェックされることは、受け答えだけではありません。服装や髪型などの身だしなみも見られています。
面接にふさわしい身だしなみを心がけましょう。

 

面接の身だしなみのマナー

服装 ・清潔感を重視
・オフィスカジュアル
・実際に働く姿をイメージできる服装
メイク ・ナチュラルメイク
・つけまつげやカラコンは避ける
・ノーメイクはNG
・髪が長い人は一つにまとめる
・髪色は6〜7トーン
・金髪や派手な髪色は控える
ネイル ・爪のケアをしておく
・オフィス向けのシンプルなネイルならOK

 

\ 身だしなみマナーの詳細はこちらからチェック /

「事務職の面接|服装・メイク・髪型の身だしなみマナー」

 
 

7、面接に関する連絡(メールや電話)のマナー

メールのマナー

・返信は早めにする
・「Re:」は消さない
・署名を入れる
・現在の勤め先からメールを送らない
・応募先の就業時間内に送る
 
面接前には日程調整に関して、応募先とメールでやりとりを行う場合もあります。メールでは顔が見えない分、書き方のマナーを守ってやりとりを行うことが、好印象を与えるポイントです。

 

電話のマナー

・メールでのやりとりを行うなら原則電話はかけない
・緊急時や面接の辞退をする時は電話で伝える
 
応募先とメールでやりとりを行うように伝えられているなら、基本的に電話をかける必要はありません。ただし、緊急時や前日になって面接辞退を申し出る時などは、電話で直接伝えるようにしましょう。
 

 

\ メールマナーや例文はこちらからチェック /

【例文あり】事務職の面接|メール返信のマナー

 
 

8、面接に遅刻しそうになった時の連絡方法

早めに連絡をする

面接は遅刻厳禁ですが、電車の遅延や道に迷ってしまった時など、どうしても時間に間に合わない場合は、早めに連絡しましょう。
遅刻する時は、速やかに担当者に連絡しなくてはいけないため、メールではなく電話をかけるのがマナーです。

 

お詫びと「面接をしてもらえるか」確認する

遅刻することがわかった段階で、すぐに電話をかけます。担当者にお詫びをして「◯時頃に到着予定ですが、面接をしていただくことは可能でしょうか?」と確認をしましょう。
ほとんどの場合、柔軟に時間の変更をしてもらえるため、誠意ある行動を心がけることが大切です。

 
 

9、前日の確認事項

面接前日の確認リスト

 

▽持ち物

・履歴書や職務経歴書は書いたか
・写真は貼り忘れていないか
・そのほかの持ち物は準備したか(筆記用具、スケジュール帳など)

 

▽面接日時、会場

・面接時間と場所の確認
・面接会場までのルートや公共交通機関の時刻の確認(ICカードの残高確認や現金の用意)
・担当者の名前と連絡先は控えてあるか

 

▽身だしなみ

・清潔感のある服装か
・履歴書が入るサイズの鞄か
・どんな靴を履いていくか
・腕時計の準備
・メイク道具や身だしなみを整えるアイテムは持ったか

 

▽面接対策

・受け答えのシミュレーション
・入退室マナーの確認
・逆質問で聞くこと

 
 

10、まとめ


 

事務職の面接対策についてご紹介しました。面接前から一つ一つの準備を入念に行うことが、採用につながるポイントです。
ぜひ、今後の面接対策にお役立てくださいね。