事務職の面接日程を決めるために、応募先企業とメールでやりとりを行う場合があります。メールでやりとりを行うとなると、ビジネスマナーやビジネスメールの知識が必要になりますよね。
今回は、事務職の面接の日程調整の際の、返信メールのマナーや例文をご紹介します。

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INDEX

• １、返信メールのマナー
• ２、面接の日程調整メール例文
• ３、返信がない場合はどうする？
• ４、電話で返事するのはあり？
• ５、まとめ

１、返信メールのマナー

返信は早めにする

ビジネスマナーとして、メールの返信はできるだけ早く行うことが基本です。面接の日程調整のメールの際も応募先企業からのメールは早めに返信するようにしましょう。
メールの返信は、半日〜1日以内がベストで、返信する時間帯は、応募先企業の就業時間内に送るのが理想です。

「Re：」は消さずに返信する

メールの返信をすると、「Re：」が件名に記載されますが、これは消さずにそのまま返信しましょう「Re：」を残したままの状態の方が、やりとりを行なっていることがわかる上に、どのような内容のメールであるかが把握できるため、そのまま返信するのがマナーです。

署名を入れる

メールの最後には、自分の名前・電話番号・メールアドレスを記載しましょう。返信する際に毎回入力するのは大変なので、自動挿入されるように設定しておくと安心です。

会社のメールアドレスは使用しない

現在勤めている会社のメールアドレスを使用するのは、マナー違反です。あくまでも会社のメールアドレスは社員として使用できるものであり、個人的なことで使用してはいけません。個人のメールアドレスを使うようにしましょう。

2、面接の日程調整メール例文

面接の候補日に承諾する場合

面接の候補日を自分から提示する場合

面接の候補日を変更してほしい場合

面接日の変更を申し出る場合

3、返信がない場合はどうする？

面接の日程調整のメールを送ったにも関わらず、応募先企業から返信がない場合、どうしたらいいのでしょうか？
返信がない場合は、メールで問い合わせてみましょう。「ご相談しておりました面接日程の件は、その後いかがでしょうか」と確認を促し、「再度希望の日程を送らせていただきます」と、改めて自分の希望する面接日程を記載すると丁寧さが伝わります。

４、電話で返事するのはあり？

応募先企業とのやりとりがメールで行うよう指定されている場合は、原則メールでやりとりを行いましょう。全ての応募者と電話でやりとりを行うのは、時間がかかり伝達ミスが発生するリスクがあるため、メールで行うことが多いようです。
ただし、メールの文面では伝わりにくいことや、どうしても直接確認したいことがある場合は、電話で問い合わせましょう。

５、まとめ

事務職の面接の日程調整は、面接につながる第一歩なので、失礼のないように丁寧なやりとりを行うことが大切です。「簡潔にわかりやすい文面」で「早く返信すること」というポイントをおさえて、好感を持たれるメールを目指しましょう。