事務職の面接日程を決めるために、応募先企業とメールでやりとりを行う場合があります。メールでやりとりを行うとなると、ビジネスマナーやビジネスメールの知識が必要になりますよね。
今回は、事務職の面接の日程調整の際の、返信メールのマナーや例文をご紹介します。
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ビジネスマナーとして、メールの返信はできるだけ早く行うことが基本です。面接の日程調整のメールの際も応募先企業からのメールは早めに返信するようにしましょう。
メールの返信は、半日〜1日以内がベストで、返信する時間帯は、応募先企業の就業時間内に送るのが理想です。
メールの返信をすると、「Re:」が件名に記載されますが、これは消さずにそのまま返信しましょう「Re:」を残したままの状態の方が、やりとりを行なっていることがわかる上に、どのような内容のメールであるかが把握できるため、そのまま返信するのがマナーです。
メールの最後には、自分の名前・電話番号・メールアドレスを記載しましょう。返信する際に毎回入力するのは大変なので、自動挿入されるように設定しておくと安心です。
現在勤めている会社のメールアドレスを使用するのは、マナー違反です。あくまでも会社のメールアドレスは社員として使用できるものであり、個人的なことで使用してはいけません。個人のメールアドレスを使うようにしましょう。
お世話になっております。
この度、貴社の事務職の求人に応募させていただきました、〇〇です。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご調整頂いた◯月◯日 ◯時に、
履歴書と職務経歴書を持参して面接に伺います。
貴重なお時間を頂戴することとなりますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
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(氏名)
tel:090-0000-0000
e-mail:◯◯◯@◯◯.com
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お世話になっております。
この度、貴社の事務職の求人に応募させていただきました、〇〇です。
面接のご連絡、誠にありがとうございます。
希望する面接日程をお送りいたします。
・◯月◯日 終日可能
・◯月◯日 ◯時以降
・◯月◯日 ◯時〜◯時
上記の日程のいずれかで、ご都合いかがでしょうか。
ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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(氏名)
tel:090-0000-0000
e-mail:◯◯◯@◯◯.com
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お世話になっております。
この度、貴社の事務職の求人に応募させていただきました、〇〇です。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程ですが、あいにく都合がつかず伺うことができません。
大変申し訳ございませんが、以下の日程のいずれかで調整していただくことは可能でしょうか?
・◯月◯日 ◯時以降
・◯月◯日 ◯時〜◯時
・◯月◯日 終日可能
お忙しい中、お手数おかけいたしますが
ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
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(氏名)
tel:090-0000-0000
e-mail:◯◯◯@◯◯.com
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お世話になっております。
この度、貴社の事務職の求人に応募させていただきました、〇〇です。
◯月◯日 ◯時〜、面接のお約束をいただいておりましたが、
急用のため面接に伺うことができなくなりました。
大変恐縮ですが、以下の日程のいずれかで再度調整していただくことは
可能でしょうか。
・◯月◯日 ◯時〜
・◯月◯日 ◯時〜◯時
・◯月◯日 ◯時以降
ご多忙の中、大変恐れ入りますがご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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(氏名)
tel:090-0000-0000
e-mail:◯◯◯@◯◯.com
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面接の日程調整のメールを送ったにも関わらず、応募先企業から返信がない場合、どうしたらいいのでしょうか?
返信がない場合は、メールで問い合わせてみましょう。「ご相談しておりました面接日程の件は、その後いかがでしょうか」と確認を促し、「再度希望の日程を送らせていただきます」と、改めて自分の希望する面接日程を記載すると丁寧さが伝わります。
応募先企業とのやりとりがメールで行うよう指定されている場合は、原則メールでやりとりを行いましょう。全ての応募者と電話でやりとりを行うのは、時間がかかり伝達ミスが発生するリスクがあるため、メールで行うことが多いようです。
ただし、メールの文面では伝わりにくいことや、どうしても直接確認したいことがある場合は、電話で問い合わせましょう。
事務職の面接の日程調整は、面接につながる第一歩なので、失礼のないように丁寧なやりとりを行うことが大切です。「簡潔にわかりやすい文面」で「早く返信すること」というポイントをおさえて、好感を持たれるメールを目指しましょう。