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事務職の面接で必要になる履歴書。ただ「書き方がいまいちわからない」「志望動機がうまく書けない」と、履歴書の書き方に悩む人も多いのではないでしょうか？
今回は、事務職を目指す人に向けて、履歴書の書き方のポイントを詳しく解説します。
INDEX
履歴書には「氏名」「生年月日」「住所」「電話番号」「学歴」「職歴」「免許、資格」「志望動機」「本人希望欄」の項目があります。履歴書は、自分のプロフィールをまとめた書類なので、正しい情報を記入しましょう。
また、志望動機は履歴書の中で一番チェックされる項目です。応募先で働きたい理由や熱意を具体的に書くことがポイントです。
履歴書はコンビニやスーパーで購入することができます。パソコンで作成する人は、履歴書のフォーマットをダウンロードして記入しましょう。
用途や目的によって様々な種類があるため、自分に合った様式を選ぶことがポイントです。
履歴書を書く時は、見栄えよく仕上げることを意識しましょう。文字の大きさや位置を揃え、文字間や行間にも気を配ると読みやすくなります。
・真面目さや丁寧さをアピールできる
・熱意が伝わりやすい
・好印象を与えることができる
・手間がかかる
・効率が悪い
・字が汚いと印象が悪くなる
手書きで書くメリットは、真面目さや丁寧さをアピールできるため、好感を持たれます。人柄や熱意が伝わりやすいため、プラスの評価を得られる可能性があるでしょう。
ただ、手書きは何社か面接を受ける場合は、手間がかかってしまいます。書き間違えた時は、最初から書き直さなくてはいけないため、効率が悪いでしょう。また、きれいな字が書けないと印象が悪くなるため、手書きに自信がない人はパソコンで書くのをおすすめします。
・見栄えよく仕上がる
・面接を複数受ける場合は効率的
・ミスをしてもすぐに修正できる
・使い回しのリスクが高くなる
・誤字や脱字に注意
パソコンで書くと、統一感のある見た目になるため、見栄えよく仕上げることができます。また、何社か面接の予定がある場合は、パソコンで作成した方が格段に便利です。
ただ便利さがゆえに、志望動機を変更せずに別の会社の履歴書に使い回したり、応募先の名前を間違えたりするリスクが高くなります。プロフィールと学歴はそのままでも構いませんが、志望動機や自己PRなどは応募先に合った内容に変更するようにしましょう。
応募者の熱意や「なぜ働きたいと思ったか」という部分を知るために、志望動機は必ずチェックされる項目です。事務職の仕事を目指した理由やきっかけ、応募先での目標などを具体的に書きましょう。
応募者のこれまでの職歴から、経験やスキルをチェックしています。職歴や勤続年数は偽りなく、正確な情報を書く必要があります。
事務職の経験や活かせるスキルがあると判断されると、採用に有利になるでしょう。
事務職の仕事に活かせる資格を持っている人は、アピールポイントになるため記入しましょう。スキルの証明ができる以外にも、勉強熱心な印象を与えることができます。
応募先のリサーチは、履歴書を書く前に行いましょう。事業内容や社風などを調べて、応募先を深く知ることで、志望動機を考えるヒントを得られます。
履歴書は基本的な構成は共通していますが、目的に応じて記入できる項目のサイズや内容に違いがあります。転職の場合は、職歴や志望動機欄が大きいタイプを選ぶのがポイントです。
履歴書は「A4」と「B5」がありますが、特に指定がなければ一般的な「A4」を使いましょう。
＼ 厚生労働省が推奨する履歴書のテンプレートはこちら ／
「厚生労働省 | 厚生労働省が作成した履歴書様式例」
履歴書は黒のボールペンで書きましょう。こすると消えるボールペンや黒以外の色は、使用不可です。
手書きの場合、書き間違えてしまうこともあります。間違いを修正するために、修正テープを使用したくなるかもしれませんが、信頼性がなくなるためNGです。
間違えた時は、新しい履歴書を用意して最初から書きましょう。
履歴書は、面接の度に用意しなくてはいけません。何社も面接を受ける場合は面倒に感じるかもしれませんが、決して使い回すことのないように気をつけましょう。
プロフィールや学歴などの変更がない項目はそのままでも問題ありませんが、志望動機は応募先に合った内容にする必要があります
ついやってしまうのが「高校」「バイト」などの略字を使ってしまうこと。履歴書では正式名称で書くのがマナーのため、「高等学校」「アルバイト」と書きましょう。
本人希望欄は、働く上での条件や希望する職種・業務などを書きます。特に希望がない場合は「貴社の規定に従います」と書き、空欄は避けましょう。
面接を受ける日を書きます。元号でも西暦でもどちらでも構いませんが、もし西暦で書いた場合は、他の項目も全て統一するようにしましょう。
事前に郵送で提出する場合は、ポストに投函する日を記入します。
氏名は、戸籍の正しい字を記入します。ふりがなは「ふりがな」なら平仮名、「フリガナ」ならカタカナで書くのがマナーです。
日付で記入した元号、もしくは西暦に合わせて記入します。
都道府県名から書き、番地やマンション・アパート名も正しく記入しましょう。
履歴書に貼る証明写真は、3ヶ月以内に撮影した「縦4cm×横3cm」のサイズの写真を用意します。写真の裏には名前を書いておきましょう。
面接の合否連絡は電話で行うことも多いため、確実につながる携帯電話の番号を記入しましょう。
1行目の中央に「学歴」と記入します。
入学または卒業した年月日を記入します。（元号、西暦は日付欄に書いた方で統一）
学校名を記入します。「◯◯県立」「私立」「高等学校」も略さずに正式名称で書きましょう。学部・学科・専攻も忘れずに記入します。
学歴の下に職歴を記入します。学歴と同様に、中央に「職歴」と書き、その下の行からこれまでの職歴を書いていきます。
仕事を始めた年月日を記入します。（元号、西暦は日付欄に書いた方で統一）
勤務した会社・店名を記入します。「株式会社◯◯入社〇〇店 接客・販売／従業員数約100名」など、会社の規模や担当した業務を書くと、丁寧さが伝わります。
最後に、改行した行の右端に「以上」と記入します。
資格を取得した年月日を、古いものから順番に記入します。（元号、西暦は日付欄に書いた方で統一）
自動車免許を書く場合は、「普通自動車運転免許 取得」と記入します。そのほかにも取得した免許・資格がある場合は、正式名称で書きましょう。
志望動機では、「応募先で働きたいと思った理由」などを簡潔にまとめます。好印象を与えるためには、具体的なエピソードを取り入れることがポイントです。
転職の場合は、前職での経験や実績などを交えると、自分のスキルのアピールもできるため、採用に有利になるでしょう。
【多数例文あり】事務職の履歴書！志望動機を考えるコツ！
【例文あり】事務職の面接｜自己PRで好印象を残す！
希望する職種名や部署を書きます。
希望する勤務時間や条件など、応募先に事前に把握しておいてほしいことがあれば記入しましょう。
募集店舗が複数ある場合は、希望する勤務地を書くか、特に希望がなければ「貴社の規定に従います」と書きましょう。
書類を作成した日付を、右寄せで記入します。履歴書で書いた西暦（元号）で書くようにしましょう。
応募先の企業名を正式名称で書きます。採用担当者の名前も忘れずに記入しましょう。
自分の名前と連絡先は、右寄せで記入します。
文の冒頭は、頭語と季節にあった時候のあいさつを入れます。
応募に至った経緯や、求人募集を知った媒体を書きましょう。
志望動機や自己PRを簡潔にまとめます。履歴書と一貫性のある内容にしましょう。
最後に面接を受けさせてもらいたい旨と、「何卒よろしくお願い申し上げます」の言葉を添えると丁寧さが伝わります。
結語で締めくくります。頭語で「拝啓」を使用した場合の結語は「敬具」です。右寄せで記入しましょう。
同封書類について記載しましょう。履歴書と職務経歴書など、同封する書類の詳細と枚数も書きます。
応募先の住所を都道府県名から省略せずに記入します。算用数字を用いましょう。2行になる場合は、1段下げて書き始めます。
宛名は、応募先の「企業名」と「担当者の名前」を書きます。企業名で終わっている場合には「御中」、人名を記入する時は「様」を用います。
履歴書を封筒に入れて送る際は、封筒の表面に「履歴書在中」「応募書類在中」と赤で四角く囲って記入します。
裏面には、自分の住所と名前を封筒の左下に記入します。
発送日を記入します。西暦（元号）は、履歴書に記入した方で統一しましょう。
封筒には、上から「送付状」「履歴書」「職務経歴書」「その他の書類」の順番で入れます。各書類の表面が上になっている状態で入れるのがマナーです。郵送の途中で濡れたり折れ曲がったりすることのないよう、クリアファイルに入れましょう。
A4サイズの履歴書を使用した場合は「角形2号」の封筒を使います。履歴書を送る際の封筒の色は、白を選びましょう。
応募書類を入れて封筒に宛名を記入したら、のりで封をします。両面テープがついている封筒だと、のり付けをする必要がないため便利です。のりが乾いたら、未開封の意味がある「〆（しめ）」を書きましょう。
封筒に貼る切手は、重さで料金が変わります。50g以内なら140円、100g以内なら180円となります。（2024年10月1日から郵便料金が変更）
・プロフィール、学歴・職歴、志望動機、資格、希望条件などをまとめた書類
・基本的な様式や書く項目が決まっている
・採用選考で必要になる
・職歴とスキル・実績の詳細をまとめた書類
・書き方は自由
・新卒やアルバイト・パートの面接では不要な場合が多い
履歴書も職務経歴書も採用選考で必要になる書類です。職務経歴書は雇用形態や条件によっては不要ですが、履歴書は誰もが提出を求められる書類のため、書き方のマナーやポイントは必ずおさえておきましょう。
事務職の面接で必要になる履歴書は、面接が決まった段階で早めに準備しましょう。履歴書を書く時の、ご参考にしてみてくださいね。
