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事務職に転職する場合、履歴書と職務経歴書の提出を求められることがあります。履歴書は書き慣れている人も多いかもしれませんが、職務経歴書の書き方は難しそうなイメージがありますよね。
今回は、事務職の職務経歴書の書き方マナーやコツをご紹介します。
INDEX
職務経歴書は、これまでの職歴・業務経験・スキル・実績などをまとめた書類です。主に転職の採用選考で必要になります。
職務経歴書の書き方に規定はなく、自由に書くことができます。一般的には、A4サイズの用紙1〜2枚にまとめるのが一般的です。
書き方がわからない人は、職務経歴書のフォーマットをダウンロードすることも可能なので、自分の書きやすい様式を探してみましょう。
職務経歴書では、これまでの業務経験やスキルをチェックしています。経験した仕事内容や実績などを書いておくと、採用担当者に自分のキャリアをアピールすることができます。
職務経歴書は転職活動で必要になる書類です。中途採用では即戦力となる人材を求めることが多いため、「経験者であるか」「活かせるスキルを持っているか」などをチェックしているでしょう。
もし異業種に転職する場合でも、これまでの経験や身に付けたスキルを活かせることがあるため、自己分析と企業研究を行なって、アピールできる部分を洗い出すことがポイントです。
勤続年数が短かったり転職回数が多すぎたりすると、採用担当者は不信感を抱く可能性があります。マイナスな印象を与えることのないように、「なぜ辞めたのか」「どうして転職をしようと思ったのか」をポジティブに伝えられるとよいでしょう。
プロフィール、学歴・職歴、志望動機などをまとめた書類です。就職、転職、アルバイト・パートのどの面接でも必要になります。
項目の書くスペースは目的によって違いはあるものの、履歴書はフォーマット化されています。スーパーやコンビニなどで手に入れることが可能です。
職歴、業務経験、スキル、実績などをまとめた書類です。職務経歴書は、転職時に必要になります。これまでの職歴を詳しく書き、強みやアピールポイントをまとめる、いわば自分自身のプレゼン資料のような役割があります。
履歴書のように書き方がフォーマット化されているわけではないため、自分のアピールしたいことをまとめることができます。
まずはこれまでの職歴を振り返りましょう。過去に経験した仕事で、どのような業務に携わっていたのかが把握できるよう、詳しく書き出すことがポイントです。実績があれば、具体的な数字を用いて書き出してみましょう。
正社員経験がない人はアルバイトの経験でも構いません。
過去に経験してきた仕事を通じて、どのようなスキルが身に付いたのか、自分自身を深掘りしてみましょう。前職で接客の仕事をしていた人なら、「コミュニケーション能力」「対応力」「提案力」などのスキルが身に付いているはずです。
自己分析を行うと自分を客観視することができるため、アピールポイントが明確になり、職務経歴書を書く時に活かせます。
応募先の知識を深めるために、入念なリサーチを行いましょう。企業理念や事業内容を調べるのは、職務経歴書を書くために必要な作業です。
自己分析をしてわかったことと照らし合わせて、応募先で活かせる経験やスキルを見つけましょう。
用紙の中央の最上欄に「職務経歴書」と書きます。
履歴書と同じ日付を書きます。郵送する場合は、ポストに投函する日を記入しましょう。
希望する職種を書きます。
職歴は古い順から書きます。「会社名」「資本金」「年商」「従業員数」など、わかる範囲で勤務していた会社の概要も記載しましょう。
勤務期間・業務内容・実績を、具体的な数字やデータを取り入れて書きます。
実績は、自分のアピールポイントです。具体的なエピソードや数字を記載することがポイント。
専門的な知識やスキルがあれば、その内容がわかる事柄を記入します。事務職で活かせるスキルは「コミュニケーション能力」「情報処理能力」「マルチタスク管理」などがあります。資格は「MOS」「秘書検定」「簿記検定」などを取得していると、事務職の採用に
有利になるため、積極的にアピールしましょう。
直属の部下の人数を記載すると、リーダーシップ力があることをアピールできます。店長経験がある場合、店長として働いた期間や取り組んだ業務内容を書きましょう。
社内コンテストの受賞歴や、評価された実績もアピールポイントになるため、職務経歴書に書きましょう。
職務経歴書を面接で手渡しする場合は、クリアファイルにはさんで封筒に入れた状態で持っていきましょう。A4サイズの職務経歴書の場合は、「角形2号」の封筒を選びます。
面接で手渡す時は、職務経歴書を取り出して、封筒の上に重ねて面接官に提出します。
その際は「履歴書と職務経歴書をお持ちしました。本日はよろしくお願い致します」と一言添えて渡しましょう。
職務経歴書を郵送する場合は、手渡しと同じで、クリアファイルに入れてから封筒に入れます。郵送の時は、同封書類について記した送付状を用意し、上から「送付状」「履歴書」「職務経歴書」「その他の書類」の順番で封筒に入れましょう。
封筒の表面に応募先の住所・会社名・担当者名を書いたら、赤のペンで「履歴書在中」「応募書類在中」と書きます。裏面には、自分の住所と名前も忘れずに記入しましょう。
履歴書には、「氏名」「生年月日」「住所」「電話番号」「学歴」「職歴」「免許、資格」「志望動機」「本人希望欄」を書きます。丁寧な字で、正確な情報を書きましょう。
履歴書は、手書きでもパソコンでもどちらでも問題ありません。手書きは熱意や丁寧さをアピールできます。パソコンは効率が良く、美しい見栄えに仕上がります。
どちらで書いた場合でも、読みやすく簡潔にまとめることがポイントです。
履歴書を書く時も、職務経歴書と同じように事前のリサーチや自己分析を行いましょう。そうすることで志望動機を考えやすくなります。
手書きで書く場合は、コンビニやスーパーで売られている履歴書を購入しましょう。自分の目的やアピールしたいことが書きやすい履歴書を選ぶのがポイントです。
パソコンで作成する場合は、履歴書のフォーマットをダウンロードします。転職者向けのフォーマットを選ぶとよいでしょう。
正社員経験がない人が職務経歴書を求められた場合、これまでのアルバイトの経験で問題ありません。アルバイトで経験して身に付いたスキルや実績などを書きましょう。
業界未経験の場合は、応募先で活かせる経験やスキルを書くと効果的です。まずは応募先が求める人物像や、必要になるスキルをリサーチしましょう。次に自分の経験や身に付いたスキルを分析すると、業界未経験でも活かせることが見つかるはずです。
職歴が短くても、勤続年数は正しく書く必要があります。面接では「なぜ辞めたのですか？」と退職理由を聞かれることもあるため、ポジティブな回答ができるようにしておきましょう。
職歴が短いことはデメリットばかりではなく、「経験が豊富」「様々な職種を経験している」という見方もできます。マイナスなイメージを与えないように、前向きな退職理由を伝えたり、実績をアピールしたりすることがポイントです。
職務経歴書は、2枚におさまるようにまとめましょう。あまりに量が多いと、採用担当者の負担になる上に、伝えたいことがぼやけてしまうため注意が必要です。
もし職歴が多くてボリュームが出てしまう場合は、キャリア式で書きましょう。キャリア式とは、経験した業務別に分類して書く方式のことです。
自分の実績やスキルをアピールしやすく、転職回数の多さも目立ちにくくなるメリットがあります。
職務経歴書は、転職活動で必要になる書類です。自分のスキルや経験をアピールできるように書き方のコツをおさえて、好印象を与えられる職務経歴書を作成しましょう。
